Während KI-Tools immer stärker in den Arbeitsalltag integriert werden, fehlen vielen Unternehmen weiterhin klare Richtlinien und abgestimmte Prozesse.

Die Nutzung von KI-Tools im Arbeitsalltag nimmt in Unternehmen deutlich schneller zu als die Entwicklung klarer Richtlinien und Governance-Strukturen für deren Einsatz. Zu diesem Ergebnis kommt der neue “Arbeitsplatz-Trendreport 2026” von SPS und der WORKTECH Academy. Für die Studie wurden 679 Beschäftigte und Führungskräfte aus acht Ländern und acht Branchen zu ihrem Arbeitsplatz, zu ihren Präferenzen für die räumliche Arbeitsumgebung, zur Technologienutzung sowie zu ihrer Motivation und ihrem Produktivitätsempfinden befragt.

Demnach stieg der Anteil der Beschäftigten, die KI-Tools im Arbeitsalltag nutzen, innerhalb eines Jahres von 59 auf 75 Prozent. Gleichzeitig blieb der Anteil der Unternehmen ohne klare Richtlinien zur KI-Nutzung nahezu unverändert: 2025 lag er bei 32 Prozent, 2026 bei 33 Prozent.

“Die Einführung von KI verändert Arbeitsabläufe derzeit deutlich schneller als viele Organisationen ihre Richtlinien und Governance-Strukturen anpassen können”, sagt Dimitri Getsios, CEO Enterprise Workplace Solutions Continental Europe bei SPS. “Wenn bestehende Systeme zu langsam, zu komplex oder nicht ausreichend integriert sind, suchen sich Mitarbeitende eigene Wege, um produktiver zu arbeiten. Dadurch entstehen parallele Arbeitsabläufe und neue Risiken – etwa bei Governance, Datenschutz oder Prozessqualität.”

KI wird im Arbeitsalltag unterschiedlich wahrgenommen

Die Studie zeigt deutliche Unterschiede bei der Wahrnehmung von KI im Arbeitsalltag. Führungskräfte berichten häufiger von Zufriedenheit mit den eingesetzten Workplace-Tools und Services als Beschäftigte in niedrigeren Hierarchieebenen. Führungskräfte gehen zudem deutlich häufiger davon aus, dass ihre Fähigkeiten auch künftig relevant bleiben werden. Nachwuchskräfte sowie Befragte mit geringer Arbeitsmotivation bewerten die Auswirkungen von KI auf ihre berufliche Zukunft kritischer als Führungskräfte.

Besonders motivierte Beschäftigte nutzen KI dreimal häufiger als unmotivierte Mitarbeitende – um Arbeitsqualität zu verbessern, Reibungsverluste zu reduzieren und sich stärker auf wertschöpfende Aufgaben zu konzentrieren. Weniger motivierte Mitarbeitende setzen KI dagegen häufiger defensiv ein – etwa aus Sorge um die künftige Relevanz ihrer Fähigkeiten.

Überdurchschnittlich verbreitet ist die Nutzung von KI-Tools im Finanzdienstleistungssektor. Dort kommen Anwendungen vor allem für Recherche, Informationsverarbeitung, Dokumentenerstellung und administrative Aufgaben zum Einsatz.

In der Regel stellt der Arbeitgeber KI-Tools bereit und übernimmt die Kosten. Allerdings finanzieren 15 Prozent der Beschäftigten ihre KI-Tools selbst. Besonders häufig tragen Mitarbeitende im Versicherungs- und Rechtssektor die Kosten für beruflich genutzte KI-Tools aus eigener Tasche.

Fachkräfte verbringen immer mehr Zeit mit “Arbeit rund um die Arbeit”

Die Befragung deutet darauf hin, dass viele Probleme im Arbeitsalltag weniger durch einzelne Technologien entstehen als durch das fehlende Zusammenspiel verschiedener Systeme und Prozesse. So verbringen Mitarbeitende immer mehr Zeit mit “Arbeit rund um die Arbeit” – etwa mit Koordination, Informationssuche oder Prozessmanagement statt mit eigentlichen Kernaufgaben.

23 Prozent der Befragten nennen Zeitverluste durch die Suche nach Ansprechpartnern oder Informationen als zentralen Frustrationsfaktor. Hinzu kommen Probleme durch nicht miteinander verbundene Tools und Arbeitsabläufe. “Es geht nicht wirklich darum, mehr Lösungen für den Arbeitsplatz zu haben. Es geht darum, ob diese Lösungen zusammenwirken”, beschreibt Marnix Mali, Director of Real Estate & Workspace Services bei Booking.com, eine zentrale Herausforderung.

Digitale Arbeitsplatzstrategien müssen Systeme stärker integrieren

Räume, Technologie, Arbeitsplatzservices, Unternehmenskultur und Managementpraktiken agieren oft unabhängig voneinander. Aus Sicht der Studienautoren wird künftig weniger entscheidend sein, wie viele neue Anwendungen oder KI-Tools Unternehmen einführen. Ausschlaggebend ist vielmehr, wie diese Lösungen miteinander vernetzt sind. Ruth Hynes, Global PDS Research Lead bei JLL, formuliert es in der Studie so: “Wir müssen Gebäude als Netzwerke von Räumen und Arbeitskräfte als Netzwerke von Gruppen von Menschen betrachten.”

Zur Studie: Für den Arbeitsplatz-Trendreport 2026 wurden zwischen dem 23. Januar und 16. Februar 2026 insgesamt 679 Angestellte und Führungskräfte aus acht Ländern und acht Branchen online und anonym befragt. Teilnehmen konnten Beschäftigte, die mindestens teilweise im Büro arbeiten und in Unternehmen mit mehr als 1.500 Mitarbeitenden tätig sind. Auftraggeber der Studie ist SPS, durchgeführt wurde sie von der WORKTECH Academy. Der vollständige “Arbeitsplatz- Trendreport 2026 – Die Kluft zwischen Potenzial und Performance am Arbeitsplatz” steht ab sofort kostenlos zum Download bereit.

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