Schnellere Prüfungen, kürzere Fristen und mehr Datenzugriff

Für viele Unternehmer gehört die Betriebsprüfung zu den unangenehmsten Ereignissen im Geschäftsleben. Die gute Nachricht: Der Gesetzgeber möchte Betriebsprüfungen künftig schneller abschließen. Die weniger erfreuliche Nachricht: Um dieses Ziel zu erreichen, wurden die Rechte der Finanzverwaltung erheblich ausgeweitet.

Mit dem Gesetz zur Umsetzung der EU-Richtlinie DAC 7 sowie weiteren Änderungen der Abgabenordnung hat die Finanzverwaltung neue Instrumente erhalten, die Unternehmen künftig deutlich stärker fordern werden. Geschäftsführer und Unternehmer sollten sich daher frühzeitig auf die veränderten Rahmenbedingungen einstellen.

Warum die Finanzverwaltung neue Befugnisse erhalten hat

Betriebsprüfungen dauern in Deutschland häufig mehrere Jahre. Nicht selten werden Unternehmen erst lange nach Ablauf eines Geschäftsjahres geprüft. Dies führt sowohl bei Unternehmen als auch bei der Finanzverwaltung zu erheblichem Verwaltungsaufwand.

Der Gesetzgeber verfolgt daher das Ziel, Prüfungen zeitnäher durchzuführen und schneller abzuschließen. Hierfür wurden zahlreiche Verfahrensregelungen angepasst.

Die Folge: Unternehmen müssen künftig schneller reagieren, Unterlagen kurzfristiger bereitstellen und ihre steuerliche Dokumentation jederzeit prüfungsbereit halten.

Das qualifizierte Mitwirkungsverlangen

Eine der wichtigsten Neuerungen ist das sogenannte qualifizierte Mitwirkungsverlangen.

Die Finanzverwaltung kann während einer laufenden Betriebsprüfung gezielt Unterlagen und Informationen anfordern und hierfür verbindliche Fristen setzen.

Werden die angeforderten Informationen nicht rechtzeitig oder nicht vollständig vorgelegt, drohen empfindliche Konsequenzen.

Dazu gehören unter anderem:

Mitwirkungsverzögerungsgelder
Zuschläge bei verspäteter Vorlage
Schätzungen von Besteuerungsgrundlagen
Verlängerung der Prüfungsmaßnahmen

Für Unternehmen bedeutet dies, dass steuerlich relevante Unterlagen deutlich schneller verfügbar sein müssen als in der Vergangenheit.

Datenzugriff wird immer wichtiger
Die Digitalisierung der Betriebsprüfung schreitet weiter voran.

Moderne Betriebsprüfer analysieren heute große Datenmengen elektronisch. Buchhaltungsdaten, Kassensysteme, Warenwirtschaftsprogramme und digitale Belege können mit speziellen Prüfungsprogrammen ausgewertet werden.

Besondere Aufmerksamkeit gilt dabei:

Kassenaufzeichnungen
Verfahrensdokumentationen
elektronischen Rechnungen
Verrechnungspreisdokumentationen
digitalen Archivsystemen
Reisekosten- und Bewirtungsabrechnungen

Fehlende oder unvollständige Dokumentationen führen regelmäßig zu Rückfragen und können im schlimmsten Fall zu Hinzuschätzungen führen.

Verrechnungspreise rücken stärker in den Fokus

Insbesondere mittelständische Unternehmensgruppen mit nationalen oder internationalen Verflechtungen geraten zunehmend in den Fokus der Finanzverwaltung.

Geschäftsbeziehungen zwischen verbundenen Unternehmen müssen fremdüblich gestaltet und umfassend dokumentiert werden.

Die Anforderungen an Verrechnungspreisdokumentationen wurden in den vergangenen Jahren deutlich verschärft. Gleichzeitig wurden die Fristen zur Vorlage verkürzt.

Fehlt eine ausreichende Dokumentation, drohen nicht nur Steuernachzahlungen, sondern auch erhebliche Zuschläge.

E-Rechnung und digitale Prozesse als Prüfungsfeld

Mit der Einführung der E-Rechnung beginnt für viele Unternehmen eine neue Phase der Digitalisierung.

Künftig wird die Finanzverwaltung noch einfacher auf strukturierte Rechnungsdaten zugreifen können. Fehlerhafte Prozesse, fehlende Archivierungen oder unvollständige Verfahrensdokumentationen werden dadurch schneller sichtbar.

Unternehmen sollten deshalb bereits heute prüfen, ob ihre internen Prozesse den Anforderungen der GoBD und der kommenden E-Rechnungspflichten entsprechen.

Was Unternehmer jetzt tun sollten

Die beste Vorbereitung auf eine Betriebsprüfung beginnt lange vor dem eigentlichen Prüfungsbeginn.

Empfehlenswert sind insbesondere folgende Maßnahmen:

1. Verfahrensdokumentation aktualisieren

Jedes Unternehmen sollte nachvollziehbar dokumentieren, wie steuerrelevante Daten erfasst, verarbeitet und archiviert werden.

2. Digitale Archivierung überprüfen

Elektronische Belege müssen vollständig, unveränderbar und jederzeit verfügbar gespeichert werden.

3. Verrechnungspreise dokumentieren

Unternehmensgruppen sollten bestehende Dokumentationen regelmäßig aktualisieren und auf Vollständigkeit prüfen.

4. Zuständigkeiten festlegen

Wer ist Ansprechpartner für den Betriebsprüfer? Wer beschafft Unterlagen? Wer koordiniert Rückfragen?

Klare Verantwortlichkeiten sparen im Prüfungsfall wertvolle Zeit.

5. Regelmäßige Compliance-Prüfungen durchführen

Interne steuerliche Schwachstellen sollten frühzeitig erkannt und behoben werden, bevor sie im Rahmen einer Betriebsprüfung auffallen.

Fazit

Die Zeiten, in denen Unternehmen mehrere Monate oder sogar Jahre Zeit hatten, auf Anforderungen der Finanzverwaltung zu reagieren, gehen zunehmend zu Ende.

Die neuen Prüfungsrechte der Finanzverwaltung führen zu schnelleren Verfahren, erhöhen aber gleichzeitig die Anforderungen an die Mitwirkungspflichten der Unternehmen. Wer seine steuerlichen Prozesse, Dokumentationen und digitalen Systeme rechtzeitig überprüft, kann Betriebsprüfungen deutlich entspannter entgegensehen.

Für Unternehmer gilt daher mehr denn je: Eine gute Vorbereitung ist die beste Verteidigung. Wer seine Unterlagen jederzeit prüfungsbereit hält, reduziert nicht nur Risiken, sondern spart im Ernstfall auch Zeit, Kosten und Nerven.

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