ChatGPT begeistert mit Effizienz – doch wie steht es um den Datenschutz? Erfahren Sie, welche Risiken es gibt, welche Daten besser nicht eingegeben werden sollten und Co.

ChatGPT und Datenschutz:

Was gibt es zu beachten?

Künstliche Intelligenz (KI) ist längst im Alltag von Unternehmen angekommen. Besonders ChatGPT wird häufig eingesetzt – sei es für das Verfassen von Texten, die Erstellung von Konzepten oder die Unterstützung bei Recherchen. Doch sobald personenbezogene Daten im Spiel sind, stellt sich die Frage:
Wie lässt sich ChatGPT datenschutzkonform nutzen?

– ChatGPT und die DSGVO: Grundsätzliche Anforderungen –

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verpflichtet Unternehmen, den Umgang mit personenbezogenen Daten besonders sorgfältig zu gestalten. Das bedeutet:

Datenminimierung: Nur die Daten eingeben, die unbedingt notwendig sind.
Zweckbindung: Die Verwendung muss klar definiert sein.
Transparenz: Mitarbeitende und ggf. Kund:innen müssen wissen, wie Daten verarbeitet werden.
Speicherung & Löschung: Daten dürfen nicht unbegrenzt gespeichert werden.
ChatGPT ist ein externes Tool – deshalb muss immer geprüft werden, ob personenbezogene oder vertrauliche Informationen wirklich verarbeitet werden dürfen.
Welche Daten dürfen nicht in ChatGPT eingegeben werden?
Grundsätzlich gilt: Keine sensiblen oder vertraulichen Daten eingeben. Dazu gehören insbesondere:

Namen, Adressen, Telefonnummern oder andere persönliche Informationen
Kundendaten, Patientendaten oder Mitarbeiterdaten
Vertragsunterlagen oder interne Strategiepapiere
Geschäftsgeheimnisse oder vertrauliche Projektinformationen
Ein sicherer Grundsatz lautet: ChatGPT eignet sich hervorragend für allgemeine Fragestellungen und Textbausteine, nicht aber für Inhalte, die Rückschlüsse auf reale Personen oder vertrauliche Vorgänge zulassen.

– Technische und organisatorische Maßnahmen –

Unternehmen sollten klare Regeln im Umgang mit ChatGPT festlegen. Dazu zählen:

Richtlinien für Mitarbeitende: Klare Vorgaben, welche Daten eingegeben werden dürfen.
Zugriffsrechte: Nutzung nur für geschulte Personen, idealerweise über Unternehmensaccounts
Schulungen: Sensibilisierung der Mitarbeitenden für Datenschutz und Informationssicherheit.
Kontrolle & Monitoring: Regelmäßige Überprüfung der Nutzung im Unternehmen.
Rolle des Compliance Officers
Der Compliance Officer bzw. die Datenschutzbeauftragte Person im Unternehmen spielt hier eine Schlüsselrolle. Aufgaben sind u. a.:

Prüfung, ob die Nutzung von ChatGPT den Datenschutzvorgaben entspricht
Einführung von Richtlinien und Schulungen
Kontrolle der Einhaltung der Vorgaben
Ansprechpartner:in für Fragen rund um Datenschutz und KI
So wird sichergestellt, dass Innovation und Rechtssicherheit Hand in Hand gehen.

– Chancen nutzen – Risiken minimieren –

Richtig eingesetzt bietet ChatGPT zahlreiche Vorteile: Effizienzsteigerung, Inspiration und Arbeitserleichterung. Doch die Nutzung muss klar geregelt und überwacht werden. Unternehmen, die sich mit Datenschutz und Compliance befassen, schaffen Vertrauen bei Mitarbeitenden und Kund:innen und vermeiden rechtliche Risiken.

Fazit:
ChatGPT ist ein starkes Werkzeug – doch ohne klare Datenschutzrichtlinien kann es schnell zu Risiken kommen. Unternehmen sollten deshalb verbindliche Vorgaben schaffen, Schulungen durchführen und den Compliance Officer einbinden, um ChatGPT sicher und verantwortungsvoll einzusetzen.

Wir haben als Bildungsinstitut Wirtschaft schon viele Datenschutzbeauftragte ausgebildet und finden es wichtig, dass die Teilnehmenden sowohl die rechtlichen Bestimmungen kennen als auch Tipps für die Umsetzung und Akzeptanz im Unternehmen bekommen. Der Datenschutzbeauftragte hilft, rechtliche Risiken zu minimieren, fördert das Vertrauen der Kunden und sorgt für die ordnungsgemäße Umsetzung datenschutzkonformer Prozesse. Gerade in Zeiten zunehmender Digitalisierung ist der DSB ein zentraler Akteur, der Unternehmen dabei unterstützt, den verantwortungsvollen Umgang mit sensiblen Daten zu gewährleisten und den langfristigen Erfolg zu sichern.

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