In vielen Unternehmen beginnen jetzt die tatsächlichen Herausforderungen. Das aktuelle BMF-Schreiben beschreibt die Anforderungen an die technische Validierung für alle E-Rechnungen.

Künftig entscheidet diese Validierung darüber, ob eine Rechnung als gültige E-Rechnung oder nur noch als “Sonstige Rechnung” verarbeitet werden darf. Damit stehen Unternehmen vor deutlich komplexeren Aufgaben, als bislang vielerorts angenommen.

Neue Validierungsregeln: Das BMF verschärft die Anforderungen

Das BMF-Schreiben präzisiert erstmals verbindlich, wie E-Rechnungen strukturell, inhaltlich und geschäftslogisch geprüft werden müssen. Werden die Validierungsanforderungen nicht erfüllt, verliert die Rechnung ihren Status als E-Rechnung. Der Rechnungsempfänger wird diese fehlerhafte Rechnung ablehnen (müssen!).

In vielen Unternehmen ist noch nicht angekommen, dass die vorgeschriebene Validierung nicht lediglich eine ergänzende Prüfung ist, sondern eine Voraussetzung für die steuerrechtliche Anerkennung der Rechnung.

Formatvielfalt: XRechnung, ZUGFeRD und Peppol BIS

Die größte Fehlannahme besteht darin, dass “die E-Rechnung” ein einheitliches Format sei. Tatsächlich besteht ein komplexes Ökosystem aus unterschiedlichen Standards.

XRechnung liegt sowohl als UBL-Variante als auch als CII-Variante vor – jeweils mit eigenen Prüfregeln.
ZUGFeRD basiert ebenfalls auf CII und bietet Profile mit sehr unterschiedlichen Funktionalitäten. Während Basic oft zu wenig Informationen enthält, decken Comfort und Extended deutlich mehr Geschäftsfälle ab.
Peppol BIS Billing 3.0 wiederum setzt auf ein international harmonisiertes UBL-Format und ergänzt es um eigene, teils strengere Business-Rules. Ein Dokument kann deshalb innerhalb Deutschlands gültig, im Peppol-Netzwerk jedoch nicht übertragbar sein.

Auch die Übermittlung von Anlagen folgt in den Formaten unterschiedlichen Prinzipien. ZUGFeRD erlaubt eingebettete Dateien, XRechnung und Peppol arbeiten hingegen mit klar definierten externen Verweisen und festgelegten MIME-Types. Diese Unterschiede werden häufig unterschätzt und führen in der Praxis dann zu Ablehnungen.

Unterschiedliche Validatoren: Warum “validiert” nicht immer “gültig” bedeutet

Eine weitere Herausforderung ergibt sich aus der Qualität der eingesetzten Validatoren. Viele ERP-Systeme prüfen lediglich grundlegende Schema-Anforderungen. Diese Tests erkennen zwar grobe syntaktische Fehler, bilden jedoch weder die vollständigen BMF-Anforderungen noch die aktuellen Schematron-Kataloge ab.

Open-Source-Validatoren liefern wichtige Hinweise, weisen jedoch häufig einen geringeren Aktualisierungsgrad auf. Kommerzielle Prüftools sind umfassender, prüfen jedoch nicht immer länderspezifische Erweiterungen. Erst professionelle, Peppol-zertifizierte Validatoren decken alle Ebenen ab: EN 16931, nationale Geschäftsregeln, Peppol-Business-Rules und zusätzliche technische Anforderungen der Access Points.

Die Folge: Eine Rechnung kann “lokal validiert” worden sein, aber dennoch beim Empfänger oder im Peppol-Netzwerk scheitern. Dieser Unterschied gewinnt ab 2026 erheblich an Bedeutung.

Warum die eigentlichen Herausforderungen noch kaum erkannt sind

Die Übergangsphase bis Ende 2027 vermittelt vielen Unternehmen trügerische Sicherheit. Solange s PDFs noch versendet werden dürfen, scheint die Dringlichkeit gering. Doch die parallele Existenz verschiedener Formate, Übertragungswege und Validierungsregeln führt dazu, dass Probleme erst sichtbar werden, wenn Rechnungen plötzlich nicht mehr verarbeitet werden können bzw. vom Empfänger abgelehnt werden.

Viele Unternehmen wissen zudem nicht, welches Format ihre Software tatsächlich erzeugt, ob alle Schematron-Regeln eingehalten werden oder ob die Peppol-spezifischen Business-Rules unterstützt werden. Hinzu kommt: Die Zahl der Dienstleister, die sowohl die technischen als auch prozessualen Dimensionen der E-Rechnung beherrschen, ist begrenzt. Bereits heute verzeichnen viele Anbieter eine starke Nachfrage nach kurzfristiger Unterstützung.

Handlungsdruck für 2026: Unternehmen müssen frühzeitig aktiv werden

Alle Unternehmen – unabhängig von Branche und Größe – müssen daran arbeiten, die neuen Anforderungen vollständig berücksichtigen. Dazu gehören sowohl technische Anpassungen der ERP-Systeme als auch Veränderungen in Prozessen, Verantwortlichkeiten und Dokumentationswegen. Wer die Umstellung zu spät beginnt, riskiert Verzögerungen, Ablehnungen im Rechnungsaustausch und damit zusätzliche Kosten bei der Rechnungsverarbeitung.

Fazit

Die Einführung der E-Rechnung endet nicht mit der Annahmepflicht. Erst die technischen Validierungsregeln, die unterschiedlichen Formatwelten und die strengen Vorgaben im Peppol-Netzwerk machen sichtbar, wie umfassend die Anforderungen tatsächlich sind. Unternehmen, die diese Themen frühzeitig und strukturiert angehen, sichern sich Prozessstabilität, reduzieren Risiken und vermeiden Engpässe in der späteren Umsetzung.

Praxisorientierte Unterstützung: Kompaktseminare “Update E-Rechnung 2026”

Um Unternehmen bei der Einordnung und Umsetzung der neuen Vorgaben zu unterstützen, werden die 2-Stunden-Kompaktseminare “Update E-Rechnung 2026” angeboten. Sie vermitteln die wesentlichen Änderungen des BMF-Schreibens, erläutern die Unterschiede der Formate und zeigen konkrete technische Hürden im Validierungs- und Peppol-Umfeld. Die Veranstaltungen finden – wie gewohnt – in Zusammenarbeit mit verschiedenen IHK-Bildungseinrichtungen und Seminaranbietern statt und richten sich an Verantwortliche aus Rechnungswesen, IT, Einkauf und Geschäftsführung.

Das sind die nächsten Seminartermine: 12.12.25 | 13.01.26 | 30.01.26 (weitere Termine sind Vorbereitung)

Informationen zu den Seminarinhalten: https://www.treuz.de/online-seminar-e-rechnung-update-zum-bmf-schreiben-vom-15-10-2025/

Ausführlicher Blog-Beitrag zum Thema: https://www.treuz.de/2025/12/05/e-rechnung-2026-die-unterschaetzte-herausforderung/

Hinweis: Jochen Treuz steht Redaktionen gerne für Interviews und Gastbeiträge zur Verfügung.

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Über Jochen Treuz
Jochen Treuz ist Diplom-Kaufmann, Trainer, Berater und Autor mit langjähriger Erfahrung im Rechnungswesen. Seine Fachgebiete sind die elektronische Rechnungsabwicklung (E-Invoicing), Liquiditätsmanagement sowie die Digitalisierung von Finanzprozessen. Er ist Autor des Buches “E-Rechnungen für Dummies” (Wiley-VCH, 2024) und begleitet Unternehmen bei der Einführung der E-Rechnung, GoBD-konformer Archivierung und digitaler Prozessoptimierung.

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