XRechnung oder ZUGFeRD? Unterschiedliche Profile, Syntaxen und Übertragungswege sorgen für Unsicherheit. Oft fehlen Absprachen und praktische Tests.

Wenn der Lieferant auf ZUGFeRD setzt, der Kunde aber eine XRechnung in einer bestimmten Syntax erwartet, kann der elektronische Rechnungsaustausch schnell zum Problem werden. Denn die Entscheidung für ein Rechnungsformat allein reicht nicht aus. Auch Profile, technische Anforderungen, Anhänge und Übertragungswege müssen zusammenpassen.

Mit der nächsten Stufe der gesetzlichen E-Rechnungspflicht ab dem 1. Januar 2027 gewinnen diese Fragen an Bedeutung. Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro müssen dann im inländischen B2B-Geschäft grundsätzlich E-Rechnungen ausstellen. Für kleinere Unternehmen gelten noch Übergangsregelungen bis Ende 2027.

Viele Unternehmen halten sich bereits für gut vorbereitet. Dabei wissen sie häufig noch nicht einmal, welche Rechnungsformate ihre Kunden und Lieferanten tatsächlich verarbeiten können. Hinzu kommt, dass konkrete Tests zwischen Rechnungsaussteller und Empfänger vielfach noch ausstehen. Ob die elektronische Rechnungsabwicklung tatsächlich funktioniert, zeigt sich oft erst beim ersten Rechnungsaustausch.

XRechnung oder ZUGFeRD – die Entscheidung ist nicht so einfach

Beide Formate können die Anforderungen an eine E-Rechnung nach der europäischen Norm EN 16931 erfüllen. Allerdings gibt es Unterschiede, die in der Praxis erhebliche Auswirkungen haben können.

ZUGFeRD gibt es in verschiedenen Profilen. Diese unterscheiden sich hinsichtlich der enthaltenen Daten und der technischen Anforderungen. Nicht jedes Profil erfüllt die gesetzlichen Voraussetzungen einer E-Rechnung.

Auch bei der XRechnung gibt es Unterschiede. Sie kann in den beiden XML-Syntaxen UBL und CII erstellt werden. Nicht jedes Softwaresystem unterstützt beide Varianten gleichermaßen.

Die Aussage eines Unternehmens, es könne XRechnungen oder ZUGFeRD-Rechnungen erstellen und empfangen, beantwortet deshalb noch nicht alle wichtigen Fragen.

Geschäftspartner müssen ihre Anforderungen abstimmen

Ein häufig unterschätztes Problem ist die Abstimmung zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger. Beide Seiten müssen wissen, welche Formate ihre Systeme unterstützen und welche zusätzlichen Anforderungen bestehen.

Dabei können auch die Geschäftspartner selbst unsicher sein. Der Lieferant fragt nach dem gewünschten Format, der Kunde verweist auf seine Software. Ob beide Systeme tatsächlich miteinander arbeiten können, bleibt zunächst offen.

Hinzu kommen unterschiedliche Anforderungen im Geschäftsverkehr mit Unternehmen und öffentlichen Auftraggebern. Während im B2B-Bereich grundsätzlich mehrere normgerechte Formate zulässig sind, können bei öffentlichen Auftraggebern besondere Vorgaben gelten.

Eine verbindliche Abstimmung darf deshalb nicht bei der Frage nach XRechnung oder ZUGFeRD enden. Sie muss auch Profile, Syntaxen, Übertragungswege und einen gemeinsamen Test umfassen.

Anhänge, Validierung und Peppol: Weitere Fragen bleiben offen

Selbst wenn das passende Format feststeht, sind noch längst nicht alle Fragen geklärt.

Anhänge: Wie werden Leistungsnachweise, Aufmaße oder andere ergänzende Dokumente übermittelt? Können oder müssen sie in die Rechnung eingebettet werden? Welche Anforderungen stellt der Empfänger?

Technische Validierung: Wie lässt sich feststellen, ob eine E-Rechnung den technischen Vorgaben entspricht? Eine fehlerfreie Darstellung auf dem Bildschirm reicht dafür nicht aus. Die strukturierte Datei muss auf technische Fehler und die Einhaltung der geltenden Geschäftsregeln geprüft werden. Dazu ist der Einsatz eines geeigneten Validators notwendig.

Eine erfolgreiche Validierung ersetzt dabei nicht die sachliche und steuerliche Rechnungsprüfung.

Übertragungswege: Reicht der Versand per E-Mail aus? Ist ein Kundenportal erforderlich? Oder bietet das Peppol-Netzwerk Vorteile für einen standardisierten Rechnungsaustausch?

Für diese Fragen gibt es Lösungen. Sie müssen jedoch zu den eingesetzten Systemen und den Anforderungen der Geschäftspartner passen. Ein praktischer Test sollte deshalb nicht nur den Versand, sondern auch den Empfang, die technische Prüfung und die anschließende Verarbeitung umfassen.

Noch ist Zeit für Abstimmung und Tests

Die verbleibenden Wochen bis zum Jahreswechsel bieten Unternehmen die Gelegenheit, bestehende Unsicherheiten zu beseitigen. Dabei kann nicht jede technische Einzelheit von der Buchhaltung selbst gelöst werden.

Wichtig ist vielmehr, dass Rechnungswesen und IT gemeinsam die Anforderungen prüfen und mit Kunden und Lieferanten abstimmen.

Ein sinnvoller Ausgangspunkt ist die Klärung, welche Rechnungsformate tatsächlich erstellt und empfangen werden können. Anschließend sollten Geschäftspartner den Austausch anhand konkreter Testrechnungen prüfen. Dabei lässt sich feststellen, ob die vereinbarten Formate, Anhänge und Übertragungswege auch in der Praxis funktionieren.

Die E-Rechnung ist nicht nur eine gesetzliche Pflicht, sondern auch eine Frage der Zusammenarbeit zwischen Geschäftspartnern. Wer die offenen Punkte rechtzeitig klärt und den Rechnungsaustausch testet, kann Probleme vermeiden und die Voraussetzungen für eine zunehmend automatisierte Verarbeitung schaffen.

Praxis-Update zur E-Rechnung 2027

Der Experte Jochen Treuz bietet bis Ende 2026 acht weitere Online-Seminare zur E-Rechnung an. Die Veranstaltungen finden in Zusammenarbeit mit verschiedenen Industrie- und Handelskammern sowie weiteren Bildungseinrichtungen statt.

Die überwiegend zwei- bis dreistündigen Updates behandeln aktuelle rechtliche und technische Anforderungen sowie konkrete Fragen der praktischen Umsetzung. Ergänzend werden vertiefende Tagesseminare angeboten.

Termine, Inhalte und Anmeldemöglichkeiten:

https://www.treuz.de/seminare-e-rechnung/

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Jochen Treuz | Trainer und Berater
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Jochen Treuz ist Diplom-Kaufmann, Trainer, Berater und Fachautor mit Schwerpunkt Rechnungswesen. Seit 1997 unterstützt er Unternehmen und Organisationen bei betriebswirtschaftlichen, organisatorischen und technischen Fragestellungen.

Seit 2015 beschäftigt er sich intensiv mit der E-Rechnung und seit 2022 mit dem Einsatz von KI im Rechnungswesen. Im Jahr 2021 erwarb er die Qualifikation “IT-Grundschutz-Praktiker” des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI).

Als Trainer und Berater verbindet er betriebswirtschaftliche Anforderungen mit den Möglichkeiten moderner IT-Systeme. Er arbeitet unter anderem mit Industrie- und Handelskammern, Verbänden und Seminaranbietern zusammen.

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