Ein PDF ist noch keine E-Rechnung. Rechtlich zählt nur ein strukturiertes Format wie ZUGFeRD oder XRechnung. Empfangen muss jedes Unternehmen bereits, gesendet wird ab 2027 gestaffelt.

Darmstadt, im August 2026 – Die Einführung der E-Rechnung im deutschen B2B-Geschäftsverkehr geht auf das Wachstumschancengesetz zurück und erfolgt in Stufen. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können, ohne dass der Absender vorher zustimmt. Eine Übergangsfrist gibt es für diese Empfangspflicht nicht.

Für den Versand gelten längere Fristen: Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz elektronisch fakturieren, ab dem 1. Januar 2028 alle übrigen im B2B-Geschäftsverkehr. Ausgenommen bleiben Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Fahrausweise und Rechnungen an Privatpersonen.

Entscheidend ist der Unterschied zwischen einer PDF und einer E-Rechnung. Rechtlich gilt nur ein strukturiertes, maschinenlesbares Format als E-Rechnung. In Deutschland sind das ZUGFeRD, ein PDF mit eingebettetem XML, das Menschen und Maschinen lesen können, sowie die XRechnung als reines XML, das öffentliche Auftraggeber verpflichtend fordern. Beide folgen der europäischen Norm EN 16931. Wer an Behörden fakturiert, benötigt zusätzlich die Leitweg-ID des Empfängers im Feld Käufer-Kennung.

Für Unternehmen stellt sich damit weniger die Frage nach dem Format als nach dem Weg dorthin. In der Praxis stehen zwei Ansätze nebeneinander: ein separates Konverter-Werkzeug, das Rechnungsdaten nachträglich umwandelt, oder eine Faktura, die das strukturierte Format direkt beim Versand erzeugt. In der Unternehmenssoftware teamspace ist der zweite Weg umgesetzt: ZUGFeRD und XRechnung entstehen beim Versand automatisch aus der fertigen Rechnung, das Format ist pro Auftraggeber hinterlegt. Eingehende E-Rechnungen erkennt das System am Anhang und legt daraus eine Eingangsrechnung mit ausgelesenen Feldern an.

Praktischer Hinweis für Betriebe, die noch nicht umgestellt haben: Wer den Empfang zuerst einrichtet, erfüllt die bereits geltende Pflicht und muss für den späteren Versand nur noch die Formate aktivieren. Einen Überblick über den gesamten Abrechnungsweg vom Angebot bis zum Mahnwesen gibt die Übersicht zur Rechnungssoftware.

Über teamspace und die 5 POINT AG
teamspace ist eine Unternehmenssoftware für Dienstleister, die Projekte, Zeiterfassung, Abrechnung, CRM, Ticketsystem und Personalverwaltung in einer Anwendung führt. Entwickelt und betrieben wird sie von der 5 POINT AG, einer 1999 gegründeten Aktiengesellschaft aus Darmstadt. Rund 400 Unternehmen mit über 20.000 Nutzern im deutschsprachigen Raum arbeiten mit der Software. Entwickelt wird in Darmstadt, betrieben wird in einem nach ISO/IEC 27001 zertifizierten Rechenzentrum in Frankfurt am Main. Weitere Informationen: teamspace.

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5 POINT AG
Herr Marvin Halter
Rheinstraße 40-42
64283 Darmstadt
Deutschland

fon ..: +4961511309718
web ..: https://www.5point.de
email : halter@5point.de

Die 5 POINT AG aus Darmstadt entwickelt seit 1999 die Unternehmenssoftware teamspace, die Projekte, Zeiterfassung, Abrechnung, CRM, Ticketsystem und Personalverwaltung in einer Anwendung führt. Rund 400 Dienstleister mit über 20.000 Nutzern im deutschsprachigen Raum arbeiten damit. Entwickelt wird in Darmstadt, betrieben in einem nach ISO/IEC 27001 zertifizierten Rechenzentrum in Frankfurt am Main. Die Aktiengesellschaft ist eigenfinanziert.

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