Zum 1. Juli 2025 tritt eine wichtige Neuregelung für Unternehmen in Kraft: Alle elektronischen Registrierkassen und Kassensysteme müssen bis zu diesem Zeitpunkt zwingend beim Finanzamt gemeldet worden sein.

Diese gesetzliche Pflicht ergibt sich aus § 146a Abs. 4 AO (Abgabenordnung) in Verbindung mit der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) und stellt einen zentralen Baustein im Kampf gegen Steuerhinterziehung und Manipulationen im Bargeldverkehr dar.
Hintergrund: Manipulationsschutz und digitale Kontrolle
Bereits seit dem 1. Januar 2020 gilt in Deutschland die Verpflichtung zur Nutzung einer zertifizierten Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) bei elektronischen Kassensystemen. Diese TSE sorgt dafür, dass alle relevanten Transaktionen manipulationssicher gespeichert werden. Mit der nun geltenden Meldepflicht soll der nächste Schritt in der digitalen Kontrolle der Kassenlandschaft erfolgen.
Das Ziel des Gesetzgebers ist eindeutig: Mehr Transparenz, einfachere Prüfverfahren und ein einheitliches Register beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt), das alle eingesetzten elektronischen Kassensysteme in Deutschland erfasst.
Wer ist betroffen?
Von der Meldepflicht betroffen sind grundsätzlich alle Unternehmen, die elektronische oder computergestützte Kassensysteme einsetzen. Dazu zählen insbesondere:
-Einzelhändler
-Gastronomiebetriebe
-Friseursalons und Kosmetikstudios
-Apotheken
-Dienstleistungsunternehmen mit Barumsatz
Auch mobile Kassensysteme, z.B. auf Messen oder im Außendienst, fallen unter diese Pflicht, sofern sie TSE-fähig sind.
Nicht betroffen sind sogenannte offene Ladenkassen – allerdings nur solange keine elektronischen Systeme genutzt werden. Auch bei Mischsystemen ist besondere Vorsicht geboten.
Was genau muss gemeldet werden?
Gemeldet werden müssen unter anderem:
-Art des Kassensystems
-Seriennummer der TSE
-Anschaffungs- und Inbetriebnahmedatum
-Betriebsstätte, an der das Kassensystem eingesetzt wird
-Name und Steuernummer des Unternehmens
Die Meldung erfolgt über das elektronische Formularsystem Mein BOP (Mein ELSTER – Benutzerkonto für Organisationen und Unternehmen) an das Bundeszentralamt für Steuern.
Frist und Übergangsregelung
Die Frist für die Meldung endet am 31. August 2025. Bis zu diesem Datum müssen sämtliche elektronischen Kassensysteme, die sich im Einsatz befinden, dem Finanzamt gemeldet werden. Neugeräte, die nach dem 1. Juli 2025 in Betrieb genommen werden, sind innerhalb eines Monats nach Inbetriebnahme zu melden.
Unternehmen, die dieser Pflicht nicht oder nicht fristgerecht nachkommen, drohen empfindliche Konsequenzen: Neben möglichen Steuerschätzungen kann dies auch als Ordnungswidrigkeit mit einem Bußgeld geahndet werden (§ 379 AO).
Steuerberater und Händler in der Pflicht
Steuerberater sind angehalten, ihre Mandanten rechtzeitig über die neue Meldepflicht zu informieren. Kassensystemanbieter wiederum müssen sicherstellen, dass ihre Geräte den gesetzlichen Vorgaben entsprechen und alle notwendigen Angaben für die Meldung bereitgestellt werden können.
Fazit: Jetzt aktiv werden!
Die neue Meldepflicht ist ein bedeutender Schritt in Richtung digitalisierte Steuerkontrolle. Für Unternehmen bedeutet das vor allem eines: rechtzeitig handeln. Eine sorgfältige Bestandsaufnahme aller Kassensysteme, die Überprüfung der TSE-Fähigkeit und die korrekte Übermittlung der Daten sind entscheidend, um rechtssicher in das zweite Halbjahr 2025 zu starten.

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