Expertenkommentar von Sebastien Marchon, CEO von Rydoo

Stehen Unternehmen Spesenbetrug mittels KI-Fakes machtlos gegenüber? Jüngst sorgte ein Bericht in der Financial Times mit der Nachricht für Aufsehen, dass die Anzahl an solchen Betrugsversuchen stark zunimmt. Schätzungen zufolge wird ihr Anteil schon in wenigen Jahren bei etwa 30 % liegen. Mehrere Medien griffen das Thema auf. Für Insider jedoch ist diese Entwicklung keine Überraschung. Ausgabenmanagement-Spezialisten wie Rydoo (https://www.rydoo.com/de/)beobachten die Lage genau und arbeiten schon lange an Lösungen, die KI mit KI bekämpfen.

Für große finanzielle Schäden muss der Anteil an Belegen mit Compliance-Problem nicht sehr hoch sein. Egal ob menschliche Fehler oder absichtlicher Betrug, schon eine niedrige zweistellige Prozentzahl reicht aus, um Unternehmen spürbar zu schädigen. Je nach Größe des Unternehmens sind Schäden im sechsstelligen Bereich keine Seltenheit. In Zeiten von finanziellem und wirtschaftlichem Druck ist das Eigeninteresse an Compliance also hoch wie nie.
Betrüger haben einfaches Spiel. Sie können auf völlig kostenlose Tools zurückgreifen, die auf das Fälschen von Rechnungen spezialisiert sind. Menschliche Überprüfung hat gegen solche KI-Fakes leider fast keine Chance. Sind sie gut gemacht, sehen sie aus wie Originale, vor allem dann, wenn nur Zahlen verändert wurden. Und woher sollen die Finanzteams wissen, welche Ausgaben z.B. während Geschäftsreisen wirklich angefallen sind? Der Aufwand, jeden Einzelfall zu recherchieren wäre gigantisch. Ohnehin fällt für Spesenmanagement oft deutlich mehr Zeit als nötig an. Es gibt ein also Problem, das einer Lösung bedarf. Und diese gibt es:

Spesenmanagement erkennt fast jedes Compliance-Problem

Das von Rydoo entwickelte Smart Audit-Modul prüft Belege in Echtzeit auf über 20 verschiedene Arten an Compliance-Problemen. Dabei hat es eine Genauigkeit von über 97 % – KI-Fälschungen eingeschlossen. Es kombiniert OCR (Texterkennung) und gleicht diese mit LLMs (Large Language Models) ab, um potenzielle Verstöße zu identifizieren. Sobald Nutzer ihre Belege mit dem Smartphone scannen und einreichen, überprüft Smart Audit diesen Automatisch. Was dabei genau einen Verstoß darstellt und wie hoch die Toleranzschwelle ist, definieren die Administratoren. Die finale Entscheidung schließlich, ob eine als potenziell problematisch markierte Zahlung genehmigt oder abgelehnt wird, trifft aber gemäß dem HITL-Ansatz (Human-in-the-Loop) die Buchhaltung. Diese Art automatischer Prävention spart Unternehmen also gleich an mehreren Stellen Geld: Sie reduziert die Bearbeitungszeit, erhöht die Erkennungsrate und verhindert Betrug.

Wie so oft bringt neue Technologie also Fluch und Segen zugleich mit sich. Im Spesenmanagement sind es allerdings die Vorteile, die überwiegen. KI ist nicht nur ein Werkzeug gegen Betrugsversuch, durch Automatisierung leidiger Prozesse ist sie auch ein Produktivitäts-Boost – und zwar schon heute, nicht erst in Visionen.

Über Rydoo:
Rydoo ist ein führendes B2B SaaS-Unternehmen mit einer Plattform für intelligentes Spesenmanagement, die Spesenflüsse automatisiert und durch einfachere Erstattungszyklen für mehr Komfort, Compliance und Kontrolle im Prozess der Spesenabrechnung sorgt. Mit einer mobilen sowie Web-basierten App können Mitarbeiter effizient Ausgaben in Echtzeit erstellen, einreichen und genehmigen. Finanzteams können die flexible Lösung in ihre HR-, Finanz- und ERP-Tools integrieren. Weiterhin können sie mit Rydoo die Ausgabenmuster und Fahrer des Unternehmens identifizieren und sicherstellen, dass Kilometerabrechnungen und Pauschalvergütungen überall konform sind. Rydoo verfügt über mehr als ein Jahrzehnt Erfahrung in der Branche. Ein Team von 150 Mitarbeitern in acht Ländern weltweit unterstützt mehr als eine Million Nutzer. Deutscher Standort ist München.
Seit Juni 2024 ist Eurazeo Mehrheitsaktionär von Rydoo. Eurazeo ist eine führende europäische PE-Firma und Investmentgruppe mit einem Vermögen von über 35 Milliarden Euro, die in über 600 Unternehmen weltweit investiert hat.
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