Bei der Auswahl der passenden Rechnungsformate stehen technische Prüfbarkeit und Prozessfähigkeit im Mittelpunkt. Der Beitrag ordnet die Formate praxisnah ein.

Viele Unternehmen beschäftigen sich derzeit intensiv mit der praktischen Umsetzung der E-Rechnung. Besonders häufig geht es dabei um die richtige Wahl von ZUGFeRD-Profilen sowie um die Abgrenzung zwischen ZUGFeRD, XRechnung, UBL und CII. Dabei geht es 2026 immer weniger um die reine Formatfrage, sondern um technische Validität, Systemfähigkeit und die Einbettung in durchgängige Prozesse im Rechnungswesen.

ZUGFeRD-Profile: Passgenau statt maximal

ZUGFeRD stellt mit BASIC, EN 16931 und EXTENDED mehrere Profile zur Verfügung. In der Praxis wird jedoch häufig vorsorglich das EXTENDED-Profil gewählt, obwohl dessen Möglichkeiten gar nicht benötigt werden.

Einen echten Mehrwert bietet EXTENDED vor allem in branchengeprägten Sonderfällen. Im Bau- und Projektgeschäft können dies beispielsweise detaillierte Leistungszeiträume je Position, Aufmaßinformationen oder Referenzen auf Bauabschnitte sowie Abschlags- und Schlussrechnungen sein. Auch bei komplexen Dienstleistungen, etwa projektbezogenen Abrechnungen mit erweiterten Leistungsbeschreibungen oder zusätzlichen internen Zuordnungsmerkmalen, kann EXTENDED sinnvoll sein.

Voraussetzung ist jedoch immer, dass diese zusätzlichen Informationen von den eingesetzten ERP-, AVA- oder Abrechnungssystemen auch verarbeitet werden. Werden sie lediglich mitgeschickt, ohne in Buchungs-, Prüf- oder Controllingprozesse einzufließen, steigt die Komplexität – ohne praktischen Nutzen. Für viele Unternehmen bleibt das Profil EN 16931 daher die fachlich und technisch sinnvollste Wahl.

ZUGFeRD, XRechnung, UBL und CII: Inhalt gleich, technische Umsetzung unterschiedlich

Inhaltlich basieren ZUGFeRD und XRechnung auf derselben Grundlage, der EN 16931. Die Unterschiede liegen jedoch in der technischen Ausprägung und im Einsatzkontext.

ZUGFeRD ist immer CII-basiert und damit strikt auf den Rechnungsaustausch beschränkt. Es kombiniert eine visuelle PDF-Darstellung mit eingebetteten strukturierten XML-Daten. Technisch können damit ausschließlich Rechnungen, Gutschriften und Stornorechnungen abgebildet werden.

XRechnung ist demgegenüber kein eigenes Datenformat, sondern ein Anforderungsprofil. XRechnungen können technisch sowohl auf CII als auch auf UBL basieren. In beiden Fällen bleibt der Anwendungsbereich jedoch funktional auf Rechnungen und rechnungsnahe Dokumente beschränkt. Die Wahl zwischen CII und UBL bei XRechnung ist daher eine technische Implementierungsfrage – keine funktionale Erweiterung des Dokumentenumfangs.

Grundsätzlich ist UBL (Universal Business Language) deutlich breiter angelegt: Neben Rechnungen unterstützt UBL auch weitere Geschäftsdokumente wie Bestellungen, Bestellbestätigungen, Lieferavise, Kataloge oder Zahlungsavise.

Obwohl UBL grundsätzlich viele Geschäftsdokumente unterstützt, beschränkt sich die Nutzung im Rahmen der deutschen XRechnung derzeit ausschließlich auf Rechnungen. Erst durch die Einbindung in Standards wie Peppol BIS wird UBL für weitergehende Geschäftsprozesse praktisch nutzbar.

Peppol BIS 3.0: Datenformat, Validierung und Prozessstandard

Mit Peppol BIS 3.0 kommt eine weitere Dimension hinzu. Peppol ist nicht lediglich ein Übertragungsnetzwerk, sondern definiert eigene Business Interoperability Specifications. Diese legen fest, wie Geschäftsdokumente strukturiert, validiert und prozessual genutzt werden.

Technisch basiert Peppol BIS 3.0 auf UBL, ergänzt dieses jedoch um verbindliche Code-Listen, zusätzliche Prüfregeln und klar definierte Prozesslogiken. Über Peppol lassen sich nicht nur Rechnungen und Gutschriften austauschen, sondern auch Dokumente wie Bestellungen, Lieferavise, Kataloge oder Wareneingangsbestätigungen.

Wer über den reinen Rechnungsaustausch hinausgehen möchte, sollte sich mit Peppol BIS 3.0 befassen. Erst Peppol macht den vollen Funktionsumfang von UBL für durchgängige digitale Geschäftsprozesse praktisch nutzbar.

E-Rechnung als Treiber für ERP, Datenqualität und KI-Einsatz

Die zunehmenden technischen Anforderungen machen deutlich, dass eine ordnungsgemäße E-Rechnungsverarbeitung ohne integrierte ERP-Systeme kaum möglich ist. Gleichzeitig zeigt sich, dass auch der Einsatz von KI im Rechnungswesen nur auf Basis strukturierter, valider Daten sinnvoll ist. KI ersetzt keine fehlenden Prozesse, sondern setzt saubere Daten, klare Zuständigkeiten und belastbare Systemlandschaften voraus. Hinzu kommen steigende Anforderungen an IT- und Cybersicherheit, da durchgängige digitale Prozesse neue Angriffsflächen schaffen.

Fazit

2026 muss die Formatentscheidung strategisch richtig getroffen werden. Dabei geht es nicht um eine theoretisch “beste” Lösung, sondern um ein Format, das die Anforderungen erfüllt und von Kunden, Lieferanten und den eingesetzten Systemen tatsächlich unterstützt wird.

Unternehmen sind gut beraten, die Wahl von ZUGFeRD, XRechnung oder Peppol BIS in Abstimmung mit Geschäftspartnern und auf Basis der eigenen ERP- und Prozesslandschaft zu treffen. Die E-Rechnung wird damit zu einem strategisch wichtigen Bindeglied zwischen Rechnungswesen, IT und externen Partnern – und zum Ausgangspunkt für weitergehende Digitalisierungsschritte.

Aktuelle Fachseminare zum Thema

Alle Fragestellungen stehen im Mittelpunkt mehrerer Fachseminare zur E-Rechnung und Digitalisierung im Rechnungswesen 2026, die im Frühjahr bei verschiedenen Anbietern stattfinden. Geplante Termine sind der 27.02., 04.03., 05.03., 30.03., 15.04. und 28.04.2026. Behandelt werden unter anderem die Auswahl geeigneter ZUGFeRD-Profile, die technische Einordnung von XRechnung, UBL und CII sowie die Rolle von Peppol BIS 3.0 als Grundlage weitergehender digitaler Geschäftsprozesse.

Weitere Informationen zu den Seminaren: https://www.treuz.de/online-seminar-e-rechnung-update-zum-bmf-schreiben-vom-15-10-2025/

HInweis: Jochen Treuz steht Redaktionen gerne als Gastautor und Interviewpartner zur Verfügung

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Über Jochen Treuz
Jochen Treuz ist Diplom-Kaufmann, Trainer, Berater und Coach mit langjähriger Erfahrung im Rechnungswesen. Seine Fachgebiete sind die elektronische Rechnungsabwicklung (E-Invoicing), Liquiditätsmanagement sowie die Digitalisierung von Finanzprozessen. Er unterstützt Unternehmen bei der Einführung der E-Rechnung, GoBD-konformer Archivierung und digitaler Prozessoptimierung.

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