Essen – Roland Franz, Geschäftsführender Gesellschafter der Steuerberatungskanzlei Roland Franz & Partner (https://www.franz-partner.de) in Essen und Velbert, erklärt, dass in Deutschland eine strenge Pflicht zur Vorlage steuerrelevanter E-Mails im Rahmen von Außenprüfungen durch das Finanzamt besteht. Der Bundesfinanzhof hat bestätigt (BFH, 11. Senat, Beschluss vom 30.04.2025, Aktenzeichen XI R 15/23), dass E-Mails, die Handels- oder Geschäftsbriefe darstellen oder Buchungsbelege beinhalten, aufbewahrungspflichtig sind.

Unternehmen müssen im Rahmen einer Außenprüfung E-Mails mit steuerlichem Bezug vorlegen. Dies ergibt sich aus § 147 Abs. 6 Abgabenordnung (AO). Danach sind Handels- und Geschäftsbriefe, wozu auch E-Mails zählen, geordnet aufzubewahren und auf Verlangen vorzulegen. Das gilt sowohl für empfangene als auch für versendete E-Mails, sofern sie steuerlich relevant sind, zum Beispiel im Zusammenhang mit Verrechnungspreisen.

“E-Mails, die rein privater Natur sind, müssen natürlich nicht vorgelegt werden. Interne Firmenkommunikation ohne steuerlichen Bezug ist ebenfalls nicht betroffen. Das heißt für das eigene Unternehmen, die Datenorganisation so zu gestalten, dass eine Trennung zwischen steuerlich relevanten und nicht steuerlich relevanten E-Mails möglich ist”, konkretisiert Steuerberater Roland Franz die Sachlage.

1. Was ist vorlagepflichtig?

– Geschäftsbriefe/Handelsbriefe: E-Mails, die ein Geschäft vorbereiten, abwickeln, abschließen oder rückgängig machen (zum Beispiel Angebote, Bestellungen, Lieferbestätigungen).
– Buchungsbelege: E-Mails mit Rechnungen (inklusive Anhang) oder mit rechnungsähnlichen Unterlagen.
– steuerlich relevante E-Mails: Kommunikation, die Auswirkungen auf die Besteuerung hat (zum Beispiel Abstimmungen zu Preisnachlässen oder Vertragsabschlüsse per E-Mail).

2. Aufbewahrungsfristen und -formen

– 10 Jahre: für E-Mails, die als Buchungsbeleg gelten (zum Beispiel eine E-Mail mit einer Rechnung im Anhang).
– 6 Jahre: für E-Mails, die als Handelsbriefe gelten (Geschäftskorrespondenz).
– Elektronische Form: E-Mails müssen elektronisch und unveränderbar (revisionssicher) archiviert werden. Ein Ausdruck reicht laut GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern etc.) in der Regel nicht aus, wenn die E-Mail digital empfangen wurde.
– Vollständigkeit: Das Finanzamt kann die Vorlage aller E-Mails mit steuerlichem Bezug verlangen. Das betrifft auch die E-Mail-Journalen.

3. Ausnahmen: Was muss nicht archiviert werden?

– Rein private E-Mails: persönliche Kommunikation.
– Werbung/Spam: E-Mails ohne geschäftlichen oder steuerlichen Inhalt.
– Transportfunktion: Wenn die E-Mail nur als “Umschlag” für einen Anhang dient (zum Beispiel eine Rechnung als PDF), muss oft nur der Anhang aufbewahrt werden, sofern alle steuerrelevanten Daten daraus hervorgehen.

4. Konsequenzen bei Nichtvorlage

– Schätzung: Das Finanzamt kann bei fehlenden Unterlagen die Besteuerungsgrundlagen schätzen, was in der Regel zu höheren Steuern führt.
– Zwangsgeld: Bei Nichtbeachtung von Vorlageanforderungen drohen Zwangsgelder (2.500 bis 250.000 Euro).

“Der Bundesfinanzhof (BFH) hat klargestellt, dass die Vorlage relevanter E-Mails zwar gefordert werden kann, ein Finanzamt jedoch nicht pauschal ein komplettes E-Mail-Journal, inklusive privater Mails, einfordern darf, wenn dieses nicht vorher selektiert wurde. Unternehmen müssen daher ein System zur ordnungsgemäßen Archivierung implementieren”, erklärt Steuerberater Roland Franz.

Die Kanzlei Roland Franz & Partner in Essen und Velbert ist seit mehr als 40 Jahren die erste Adresse für kompetente Steuerberatung und mehr. Die rund 30 Mitarbeiter der Niederlassungen bieten individuelle, auf die jeweilige Situation angepasste Lösungen. Um für jeden Mandanten möglichst viele Synergieeffekte ausschöpfen zu können, arbeiten in der Kanzlei mehrere Spezialisten zusammen. So profitieren die Mandanten von der Qualifikation und Erfahrung vieler Experten. Denn bei vielschichtigen Problemen kann keine Teillösung, sondern nur eine ganzheitliche Beratung zum Erfolg führen.

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