Flow360 erklärt, warum viele Betriebe auf halber Strecke stehenbleiben und wie digitalisierte Prozesse stabile Zusammenarbeit ermöglichen.

Digitalisierung ist längst kein Zukunftsthema mehr. Dennoch zeigt die Praxis, dass viele mittelständische Unternehmen zwar den ersten Schritt getan haben, den entscheidenden zweiten aber noch vor sich haben. Flow360, eine No-Code-Plattform für Prozessdigitalisierung aus Deutschland, macht auf ein weitverbreitetes Phänomen aufmerksam: Die digitale Transformation scheitert nicht an fehlendem Willen, sondern an der Fähigkeit, bestehende Abläufe in digitale Prozesse zu überführen.

Was dabei fehlt, ist kein Budget und keine Technologie, sondern qualifiziertes Personal an genau drei Stellen: Erstens fehlen Fachkräfte mit IT- und Prozessmanagement-Kenntnissen, die digitale Möglichkeiten systematisch einsetzen können. Zweitens fehlen Personen, die das Unternehmen als Ganzes überblicken und wissen, wo Optimierungspotenzial liegt. Drittens fehlen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die in Prozessen denken und Verbesserungen eigenständig in funktionierende Workflows übersetzen können. Genau an diesen drei Defiziten setzt Flow360 an: durch KI-gestützte Prozesserstellung, die Komplexität reduziert, durch gezielte Beratung beim Einstieg und durch Schulungen, die Unternehmen zur Selbsthilfe befähigen.

Drei klar unterscheidbare Stufen

Fachleute unterscheiden drei Stufen der Digitalisierung, die aufeinander aufbauen. Die erste Stufe, die sogenannte Digitization, bezeichnet die Umwandlung analoger Informationen in digitale Formate: Papierformulare werden zu Online-Masken, handschriftliche Protokolle zu strukturierten Datensätzen und manuelle Tabellen zu zentralen Datenbanken. Dieser Schritt ist die unbedingte Voraussetzung für alles Weitere, denn ohne verlässliche und einheitliche Daten lassen sich weder Prozesse automatisieren noch fundierte Entscheidungen treffen.

Die zweite Stufe, die Digitalization, geht deutlich weiter: Hier werden bestehende Abläufe durch digitale Werkzeuge automatisiert und vernetzt. Freigaben wandern digital durch die zuständigen Stellen, Benachrichtigungen erreichen die richtigen Personen zum richtigen Zeitpunkt und alle Schritte werden lückenlos dokumentiert. Verantwortlichkeiten sind damit nicht mehr Gegenstand mündlicher Absprachen, sondern im System verankert. Für die Zusammenarbeit im Unternehmen bedeutet das einen qualitativen Sprung: Missverständnisse entstehen seltener, Verzögerungen werden sichtbar, bevor sie eskalieren, und neues Personal findet sich schneller zurecht, weil Wissen nicht mehr in einzelnen Köpfen gespeichert ist.

Die dritte Stufe schließlich, die digitale Transformation, verändert das Geschäftsmodell selbst. Neue Produkte und Dienstleistungen entstehen, neue Märkte werden erschlossen und Kundenbeziehungen entwickeln sich auf einer vollständig digitalen Grundlage weiter. Für die meisten Mittelständler ist diese Stufe ein mittelfristiges Ziel. Entscheidend ist jedoch, dass die Weichen dafür bereits auf Stufe zwei gestellt werden.

Wo der Mittelstand heute steht

Eine Bestandsaufnahme zeigt ein klares Muster: Viele Unternehmen haben Stufe eins hinter sich. Daten liegen digital vor, Papier spielt kaum noch eine Rolle und grundlegende IT-Infrastruktur ist vorhanden. Der Sprung auf Stufe zwei hingegen bleibt aus. Der Grund dafür ist selten technischer Natur. Vielmehr fehlt ein niedrigschwelliger Zugang zu Werkzeugen, die Prozesse ohne Programmieraufwand abbilden und automatisieren können. Ohne diesen Zugang wächst der Abstand zwischen dem, was technisch möglich wäre, und dem, was im Alltag tatsächlich umgesetzt wird.

Das hat konkrete Folgen für die Zusammenarbeit: Aufgaben landen doppelt auf dem Tisch oder fallen durch das Raster, weil keine eindeutige Zuständigkeit definiert ist. Absprachen erfolgen mündlich und sind damit nicht nachvollziehbar. Informationen gehen verloren, sobald eine Person ausfällt oder das Unternehmen verlässt. Das Ergebnis sind Reibungsverluste, die mit wachsender Teamgröße zunehmen und die Leistungsfähigkeit des gesamten Unternehmens beeinträchtigen.

Prozesse als Grundlage stabiler Zusammenarbeit

Flow360 setzt genau an dieser Lücke an. Die Plattform ermöglicht es Unternehmen, ihre Prozesse ohne Programmierkenntnisse digital abzubilden, zu automatisieren und weiterzuentwickeln. Mit einem visuellen Workflow-Editor lassen sich Freigabewege, Formulare und Benachrichtigungen so konfigurieren, wie es der eigene Betrieb erfordert. Einfache Workflows sind dabei in wenigen Stunden aufgebaut, komplexere Prozesse mit mehreren Verantwortlichen und Bedingungen in der Regel innerhalb von ein bis zwei Tagen produktionsreif.

Dahinter steht eine klare Überzeugung: Stabile Zusammenarbeit entsteht nicht durch guten Willen allein, sondern durch Strukturen, die verlässlich funktionieren. Wer Prozesse digitalisiert, schafft Transparenz, verankert Verantwortlichkeiten im System und gibt seinem Team die Grundlage, auf der es täglich aufbauen kann. Die drei Stufen der Digitalisierung sind dabei kein abstraktes Modell, sondern ein konkreter Entwicklungspfad mit messbaren Ergebnissen.

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Flow360.io ist eine Workflow-Automation Software der com.plex GmbH, einem deutschen Unternehmen, das seit 1998 Software für mittelständische Unternehmen entwickelt, um komplexe Prozesse für Mitarbeiter zu vereinfachen. “com.plex things made simple”

Mit Flow360.io entwickelte die com.plex ein SaaS (Software as a Service), dass alle Erfahrungen aus über 20 Jahren Prozessmanagement bündelt. Flow360.io ist ein No-Code-SaaS für die Automatisierung von Geschäftsprozessen, das seit 2021 in Zusammenarbeit mit vielen verschiedenen Branchenvertretern weiterentwickelt wurde. Mit Flow360 können Geschäftsprozesse ohne Programmierkenntnisse definiert, automatisiert und in einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess eingebracht werden. Dies ermöglicht Unternehmen die vielfältigen Unternehmensanforderungen in den Bereichen Vertrieb, Marketing, HR, Finanzen, IT und Operations produktiver zu arbeiten und ihre Zeit nicht länger mit der Suche nach Informationen zu verschwenden.

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