Öffentliche Auftraggeber verlangen die ergänzenden Formblätter (EFB) zur Preisermittlung häufig erst dann, wenn das Angebot längst abgegeben ist.

Das Angebot ist abgegeben, die Frist gelaufen – und dann meldet sich der Auftraggeber und fordert die ergänzenden Formblätter zur Preisermittlung nach. Nach dem Vergabe- und Vertragshandbuch des Bundes sind diese Angaben ab einer voraussichtlichen Angebotssumme von 50.000 Euro vorzulegen; das Formblatt EFB 223 verlangt die Vergabestelle gesondert, in der Praxis meist von den Bietern der engeren Wahl.

Zu diesem Zeitpunkt sind sämtliche Einheitspreise des Leistungsverzeichnisses bereits abgegeben und bindend. Gefordert ist deshalb keine erneute Kalkulation, sondern die nachträgliche Aufgliederung genau dieser Preise in das Schema des Formblattes EFB 221: Lohn, Stoff, Gerät und Sonstiges müssen sich am Ende wieder exakt zum abgegebenen Einheitspreis und der Angebotssumme addieren. Wer eine Software einsetzt, die das nicht ausgibt, rechnet jede Position von Hand zurück und überträgt die Werte anschließend in die geforderten EFB-Formblätter – das ist mühsam und fehleranfällig.

Was der Auftraggeber sehen will

Die beiden Formblätter verfolgen unterschiedliche Zwecke. Das EFB 221 legt die Preisermittlung bei Zuschlagskalkulation offen, also den Weg von den Einzelkosten über die betrieblichen Zuschläge zur Angebotssumme. Das EFB 223 geht eine Ebene tiefer und gliedert die Einheitspreise der einzelnen Positionen nach Lohn, Stoff, Gerät und Sonstigem auf. Die Vergabestelle beurteilt damit, ob die angebotenen Preise angemessen sind, und verschafft sich zugleich eine Grundlage für die spätere Bewertung von Nachträgen.

Für den Betrieb bedeutet das zweierlei: Die Angaben müssen kurzfristig vorliegen, und sie müssen in sich schlüssig sein. Beides ist bei einem Leistungsverzeichnis mit mehreren hundert Positionen von Hand kaum in der gesetzten Frist zu schaffen.

Das GAEB-Angebot als Ausgangspunkt

Genau hier setzt die Firma gaeb-online aus Walzbachtal an. Ihre Erweiterung für GAEB-Online 2025 braucht nichts weiter als die Dateien, die ohnehin vorliegen: das Leistungsverzeichnis der Phase GAEB DA83 zusammen mit der Angebotsdatei DA84, in der die kalkulierten Preise stehen. Womit kalkuliert wurde, spielt dabei keine Rolle – nahezu jede Kalkulationssoftware am Markt kann diese Dateien ausgeben. Beide werden in GAEB-Online 2025 geöffnet und an eine Excel-Vorlage übergeben, die die abgegebenen Einheitspreise nachträglich aufgliedert und daraus EFB 221 und EFB 223 befüllt.

Der Umweg über eine Neueingabe entfällt damit vollständig. Positionsnummern, Kurztexte, Mengen und Einheiten stehen bereits in den GAEB-Dateien und werden übernommen. Tippfehler beim Abschreiben, vertauschte Zeilen oder Positionen, die beim manuellen Übertragen schlicht vergessen werden, sind damit ausgeschlossen.

Zuschläge einmal hinterlegen

Der Betrieb trägt in der Vorlage seinen Kalkulationslohn und die betrieblichen Zuschläge ein – Baustellengemeinkosten, Allgemeine Geschäftskosten sowie Wagnis und Gewinn. Auf dieser Grundlage verteilt die Erweiterung jeden Einheitspreis auf die Kostenarten.

Die im Angebot kalkulierten Preise bleiben dabei unverändert. Offengelegt wird lediglich, wie sich ein bereits feststehender Einheitspreis zusammensetzt – die Summe der Kostenarten ergibt in jeder Position wieder genau den Betrag, der im Angebot steht.

Die Aufteilung selbst bleibt jedoch in der Hand des Kalkulators. Einzelne Positionen mit ungewöhnlich hohem Lohn- oder Materialanteil lassen sich in der Excel-Tabelle nachjustieren, etwa wenn eine Position überwiegend aus Material besteht oder umgekehrt fast ausschließlich aus Arbeitszeit. Eine automatische Prüfung meldet, wenn die Summe der Zuschläge 100 Prozent des Einheitspreises überschreiten würde. Das Ergebnis lässt sich vor der Abgabe an die Vergabestelle in Excel durchsehen und bei Bedarf ausdrucken.

Der umgekehrte Weg

Betriebe, die ihre Preise ohnehin in GAEB-Online 2025 ermitteln, können stattdessen die Excel-EFB-Kalkulation einsetzen: Dort entstehen Preise und Formblätter in einem Arbeitsgang, die Nachforderung der Vergabestelle ist dann nur noch ein Ausdruck. Die Rückwärtskalkulation richtet sich dagegen an alle, deren Preise außerhalb von GAEB-Online entstehen oder bereits abgegeben sind. Worin sich die beiden Erweiterungen unterscheiden und wann welche die richtige ist, erläutert gaeb-online im eigenen Blog.

Verfügbarkeit und Kosten

Die Erweiterung Excel-EFB Rückwärtskalkulation kostet 120 Euro zuzüglich Mehrwertsteuer als Einmalkauf. Voraussetzung ist eine lizenzierte Fassung von GAEB-Online 2025 oder GAEB-Online 2025 USB sowie Microsoft Excel mit aktivierten VBA-Makros; je Installation wird eine eigene Lizenz benötigt. OpenOffice und LibreOffice werden nicht unterstützt. Updates innerhalb der Generation 2025 sind enthalten. Für Betriebe, die ihre Angebote künftig vollständig in GAEB-Online 2025 kalkulieren, steht in der aktivierten Vollversion zusätzlich der KI-PreisNavigator bereit, der Einheitspreise aus früher abgegebenen Angeboten vorschlägt.

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gaeb-online, Ulrike Braun
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Ulrike Braun entwickelt Software rund um das Thema GAEB-Ausschreibungen. Die Produkte werden bereits von über 5.000 Kunden zur schnellen Kalkulation, zum Beispiel mit MS-Excel®, und zur elektronischen Angebotsabgabe im Format GAEB DA84 genutzt. Die Lösungen unterstützen bei der Kalkulation über EFB-Preisblätter, bei Aufmaß und Mengenermittlung als DA11 und GAEB X31 sowie bei der Rechnungsstellung als GAEB X89 oder XRechnung 3.0. GAEB-Online 2025 ist für Windows 10 und 11 verfügbar, zweisprachig (Deutsch/Englisch) und neben der Einzelplatzvariante auch als USB- und Terminalserver-Version erhältlich. Die Software richtet sich hauptsächlich an Handwerksbetriebe und Baufirmen.

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