Neue Anwendung auf Basis der Microsoft Power Platform ersetzt Laufzettel und schafft strukturierte, nachvollziehbare Abläufe für die bereichsübergreifende Arbeitsplatzbereitstellung.

Paderborn, 15. September 2026 – Die Industrie- und Handelskammer (IHK) Darmstadt Rhein Main Neckar hat gemeinsam mit Net at Work, einem führenden Trusted Advisor für Microsoft-Technologien im deutschsprachigen Raum, den Prozess zum Onboarding von Mitarbeitenden neu aufgesetzt und digitalisiert.

Die bisher laufzettelbasierten Abläufe wurden dabei durch eine zentrale Anwendung auf Basis der Microsoft Power Platform ersetzt. Die Lösung schafft Transparenz, vermeidet Medienbrüche und reduziert den Abstimmungsaufwand zwischen den beteiligten Bereichen deutlich.

Die IHK Darmstadt vertritt das Gesamtinteresse von rund 65.000 Unternehmen aus Südhessen gegenüber Politik und Öffentlichkeit. Hauptamtlich sind bei der IHK rund 150 Menschen beschäftigt. Der bisherige Ablauf für die Bereitstellung von Arbeitsplätzen für neue Mitarbeitende, interne Wechsel oder Rückkehrende – etwa aus der Elternzeit – basierte auf einem mehrseitigen Laufzettel mit Word-Dokumenten, E-Mail-Verteilern und manuellen Übergaben zwischen verschiedenen Abteilungen.

Zentrale Model-Driven-App als neue Prozessbasis

Gemeinsam mit Net at Work entwickelte die IHK Darmstadt eine zentrale Model-Driven-App innerhalb der bestehenden Microsoft-365-Umgebung. Die Anwendung bildet sämtliche Prozessschritte strukturiert und nachvollziehbar ab. Beteiligte Bereiche wie Personal und IT arbeiten darin entlang klar definierter Prozessphasen. Pflichtfelder und automatisierte Weiterleitungen stellen sicher, dass Informationen vollständig vorliegen und Vorgänge ohne manuelle Abstimmung an die jeweils zuständigen Stellen übergeben werden.

„Die automatisierte Verteilung an die relevanten Empfänger ist für uns sehr hilfreich“, sagt Marcel Kilian, IT-Systemadministrator bei der IHK Darmstadt. „Außerdem haben wir jetzt Transparenz über die Zwischenstände und bündeln alle Daten an einem Ort.“

Neben den Fachabteilungen, die am Onboarding beteiligt sind, profitieren auch die neuen Mitarbeitenden: „Der schlanke und transparente digitale Onboarding-Prozess ermöglicht es unseren Kolleginnen und Kollegen, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren: das Kennenlernen und die fachliche Einarbeitung in das neue Arbeitsgebiet. So können wir dazu beitragen, dass sich neue Mitarbeitende von Anfang an gut aufgehoben fühlen“, sagt Hannelore Becker, Teamleiterin IT und Digitalisierung bei der IHK Darmstadt.

Automatisierung sorgt für durchgängige Nachvollziehbarkeit

Technische Grundlage der Lösung sind Microsoft Power Apps und Power Automate. Nach Abschluss eines Prozessschritts werden die nächsten zuständigen Stellen automatisch informiert. Gleichzeitig können alle Beteiligten jederzeit den aktuellen Bearbeitungsstand einsehen. Ein digital signiertes Prozessprotokoll unterstützt zusätzlich die revisionssichere Dokumentation.

Wissenstransfer stärkt Eigenständigkeit

Neben der technischen Umsetzung spielte der Wissenstransfer zur Anwendungsentwicklung mit der Microsoft Power Platform eine zentrale Rolle in dem Projekt. Net at Work unterstützte die IHK Darmstadt gezielt dabei, Prozesslogiken und Automatisierungsmechanismen eigenständig weiterzuentwickeln. Dadurch kann die Organisation die Plattform als zentrale Grundlage für individuelle Anwendungen künftig selbst ausbauen und für weitere Anwendungsfälle nutzen.

Die neue Lösung dient bereits als Muster für weitere Digitalisierungsvorhaben auf der Microsoft Power Platform. Geplant ist unter anderem die Erweiterung auf Offboarding-Prozesse sowie zusätzliche organisatorische Abläufe.

Die ausführliche Case Study zum Projekt mit der IHK Darmstadt kann hier eingesehen werden:

Referenzen

Mehr Informationen zur Microsoft Power Platform:

Microsoft Power Platform: Power BI, Power Apps, Power Automate, Power Virtual Agents

Net at Work unterstützt als IT-Unternehmen seine Kunden mit Lösungen und Werkzeugen für die digitale Kommunikation und Zusammenarbeit. Als führender Microsoft-Partner liegt der Fokus von Net at Work auf Microsoft 365 (SharePoint, Exchange, Teams Voice, Teams), Microsoft Azure, Microsoft 365 Security, Managed Services für Microsoft-Lösungen sowie auf der Entwicklung individueller Apps. Dabei bietet das Unternehmen die gesamte Bandbreite an Unterstützung: von punktueller Beratung über Gesamtverantwortung im Projekt bis hin zum Managed Service für die Kollaborationsinfrastruktur oder SOC.
Über die technische Konzeption und Umsetzung von Lösungen hinaus sorgt das Net at Work mit praxiserprobtem Change Management dafür, dass das Potential neuer Technologien zur Verbesserung der Zusammenarbeit auch tatsächlich ausgeschöpft wird. Net at Work schafft Akzeptanz bei den Nutzenden und sorgt für bessere, sichere und lebendige Kommunikation, mehr und effiziente Zusammenarbeit sowie letztlich für stärkere Agilität und Dynamik im Unternehmen.
Die Kunden von Net at Work finden sich deutschlandweit im gehobenen Mittelstand wie beispielsweise ADG, Claas, Diebold Nixdorf, fischer group, Lekkerland, LVM, Miele, Phoenix Contract, Reifenhäuser, Weidmüller und Westfalen Weser Energie.
NoSpamProxy, eine Business Unit des Paderborner IT-Dienstleisters Net at Work GmbH, entwickelt und vermarktet mit der gleichnamigen Produktsuite ein Secure-E-Mail-Gateway mit erstklassigen Funktionen für Anti-Spam, Anti-Malware, E-Mail-Verschlüsselung und Disclaimer Management. Mehr als 6.000 Kunden weltweit vertrauen die Sicherheit ihrer E-Mail-Kommunikation NoSpamProxy an.
Net at Work wurde 1995 gegründet und beschäftigt derzeit mehr als 150 Mitarbeitende in Paderborn und Berlin. Gründer und Gesellschafter des inhabergeführten Unternehmens sind Uwe Ulbrich als Geschäftsführer und Frank Carius, der mit www.msxfaq.de eine der renommiertesten Websites zu den Themen Office 365, Exchange und Teams betreibt. www.netatwork.de

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